Excel Auto Filter

Dalam software Microsoft Excel, terdapat satu fitur yang sangat berguna buat saya dalam mengolah database, namanya adalah Auto Filter. Dari namanya tentunya sudah kebayang bahwa fitur ini berguna untuk menjadi filter dalam menampilkan database. Bayangkan saja, bila anda memiliki ribuan baris database dalam format Excel, kita ambil contoh database karyawan, suatu kali anda disuruh mengupdate data semua karyawan wanita, yang jumlah recordnya bisa mencapai ribuan. Pastinya anda tidak ingin meluangkan waktu berhari-hari untuk mengupdate dengan memilih masing-masing record data tersebut. Dengan fitur Auto Filter ini, kita bisa memilih untuk menampilkan data sesuai filter yang kita tentukan sendiri, sehingga tidak perlu mencari masing-masing record. Perlu diingat dengan Auto Filter tidak mengubah isi database hanya membantu membuat filter dalam menampilkan database, ketika fitur ini sudah dinon-aktifkan, maka database akan kembali seperti semual.

Cara mengaktifkan fitur ini hanya dengan klik menu DataFilterAuto Filter, tapi terlebih dahulu diblok area tabel yang akan difilter. Maka tampilan database dalam Excel anda akan berubah seperti contoh diatas.

Klik salah satu tombol segitiga yang ada dibaris judul database/tabel, misalnya kolom Jenis Kelamin, maka muncul pilihan seperti gambar, dan didalamnya terdapat beberapa pilihan termasuk jenis data yang ada dalam kolom ini, dalam hal ini hanya ada 2 jenis data, yaitu Pria dan Wanita, klik pilihan Pria, maka data yang ditampilkan hanya data karyawan yang Jenis Kelamin Pria.

Klik tombol segitiga pada kolom Tahun Masuk (kol G), pilih (Custom). Maka akan muncul menu baru seperti ini:

 
Ganti pilihan “equal to” menjadi “is greater than or equal to” dan disebelahnya isi dengan angka 2000, dan klik Ok. Lihat tabel data, maka seharusnya yang ditampilkan oleh Excel hanya data karyawan yang tahun masuk-nya lebih dari atau sama dengan tahun 2000.

Sudah kebayang fungsinya Auto Filter? Tapi berhati-hati dalam menggunakan fitur ini, salah satu kelemahannya semua pengolahan data yang dilakukan selama Auto Filter aktif tidak bisa di Undo setelah kemudian Auto Filter ini di non-kktifkan.

Beri Komentar